Tips Pengiriman Barang untuk Mendukung Kelancaran Operasional Bisnis

HarianJawa.com - Dalam kegiatan bisnis, distribusi barang menjadi salah satu bagian penting yang tidak dapat dipisahkan dari operasional sehari-hari. Produk, bahan baku, perlengkapan usaha, hingga barang untuk pelanggan harus dapat berpindah dari satu lokasi ke lokasi lain dengan proses yang terencana.

Kesalahan dalam proses distribusi dapat menimbulkan berbagai masalah, mulai dari keterlambatan barang, biaya tambahan, hingga terganggunya aktivitas bisnis. Karena itu, pengiriman barang sebaiknya tidak hanya dipertimbangkan dari sisi harga, tetapi juga dari jenis layanan, jangkauan, sistem pemantauan, dan kemampuan penyedia jasa menangani kebutuhan bisnis.

Mengapa Pengiriman Barang Penting bagi Bisnis?

Bagi perusahaan yang memiliki aktivitas distribusi secara rutin, kelancaran pengiriman dapat memengaruhi banyak bagian dalam operasional.

Keterlambatan bahan baku, misalnya, dapat menghambat proses produksi. Sementara itu, keterlambatan produk kepada pelanggan dapat memengaruhi jadwal penjualan maupun hubungan bisnis.

Karena alasan tersebut, perusahaan perlu memiliki sistem distribusi yang sesuai dengan karakter barang dan kebutuhan operasionalnya.

Hal yang Perlu Diperhatikan Sebelum Mengirim Barang

Menentukan Jenis dan Karakter Barang

Langkah pertama adalah mengetahui barang yang akan dikirim secara detail. Informasi seperti berat, dimensi, jumlah, jenis kemasan, serta karakter barang akan membantu menentukan metode pengiriman yang sesuai.

Barang berukuran besar tentu membutuhkan penanganan berbeda dibandingkan paket berukuran kecil. Begitu pula dengan barang yang membutuhkan perlakuan khusus selama perjalanan.

Memperhitungkan Jarak dan Rute

Jarak antara lokasi pengirim dan penerima juga perlu diperhatikan. Pengiriman antarkota memiliki kebutuhan yang berbeda dengan pengiriman antarpulau.

Rute yang tersedia dapat memengaruhi waktu perjalanan, moda transportasi, serta biaya yang harus dipersiapkan oleh perusahaan.

Menyesuaikan Moda Transportasi

Tidak semua barang harus dikirim menggunakan metode yang sama. Transportasi darat dapat menjadi pilihan untuk rute tertentu, sedangkan pengiriman udara dapat dipertimbangkan ketika waktu menjadi faktor penting.

Untuk pengiriman dalam jumlah besar, penggunaan container atau layanan cargo khusus juga dapat menjadi pilihan sesuai karakteristik barang dan kebutuhan distribusi.

Pentingnya Sistem Tracking dalam Pengiriman

Salah satu hal yang perlu diperhatikan ketika memilih layanan logistik adalah kemampuan untuk memantau perjalanan barang.

Tracking membantu perusahaan mengetahui perkembangan pengiriman tanpa harus selalu menghubungi pihak penyedia layanan. Informasi pada setiap tahapan perjalanan juga dapat membantu perusahaan memperkirakan kapan barang akan tiba.

Untuk kebutuhan bisnis, sistem monitoring menjadi semakin penting karena informasi status pengiriman dapat digunakan dalam pengaturan stok, produksi, maupun jadwal penerimaan barang.

Dokumentasi Membantu Mengurangi Risiko

Selain tracking, dokumentasi juga memiliki peran penting dalam proses distribusi.

Dokumentasi dapat mencakup informasi mengenai proses pengambilan, perjalanan, hingga serah terima barang. Bukti penerimaan yang jelas dapat membantu perusahaan ketika membutuhkan pencatatan internal atau melakukan pengecekan terhadap suatu pengiriman.

Mitra Logistics, misalnya, menjelaskan bahwa proses pengirimannya mencakup dokumentasi pada berbagai tahap serta Proof of Delivery berupa foto, timestamp, dan tanda tangan penerima.

Dedicated PIC Mempermudah Komunikasi

Dalam pengiriman untuk kebutuhan bisnis, komunikasi yang cepat dapat menjadi bagian penting dari pelayanan.

Perusahaan akan lebih mudah mendapatkan informasi apabila memiliki kontak atau PIC yang memahami kebutuhan pengirimannya. Hal ini terutama berguna ketika terdapat perubahan jadwal, kendala di perjalanan, atau kebutuhan koordinasi tertentu.

Mitra Logistics mencantumkan konsep dedicated PIC yang mendampingi pengiriman mulai dari proses pickup hingga barang diterima. Website mereka juga menyebutkan adanya SLA respons maksimal lima menit untuk dedicated support.

Jangan Hanya Membandingkan Harga

Harga memang menjadi salah satu faktor ketika perusahaan memilih layanan logistik. Namun, biaya yang lebih rendah tidak selalu berarti pilihan tersebut paling sesuai dengan kebutuhan operasional.

Perusahaan sebaiknya membandingkan beberapa aspek sekaligus, seperti:

1. Jenis layanan yang tersedia.
2. Jangkauan pengiriman.
3. Estimasi waktu perjalanan.
4. Sistem tracking.
5. Dokumentasi pengiriman.
6. Prosedur penanganan barang.
7. Kemudahan komunikasi dengan pihak penyedia layanan.
8. Ketentuan mengenai klaim dan perlindungan barang.

Dengan mempertimbangkan beberapa faktor tersebut, perusahaan dapat memperoleh gambaran yang lebih lengkap sebelum menentukan layanan.

Memilih Layanan Sesuai Skala Bisnis

Kebutuhan logistik setiap perusahaan tidak selalu sama. Bisnis dengan pengiriman rutin dalam jumlah besar membutuhkan sistem yang berbeda dibandingkan usaha yang hanya mengirim barang sesekali.

Untuk kebutuhan B2B, Mitra Logistics secara khusus menyebutkan fokus pada pengiriman kargo dengan berat mulai 100 kg dan menyediakan beberapa layanan, termasuk cargo darat, cargo udara, pengiriman kendaraan, barang berat, container shipping, project cargo, pindahan, serta storage.

Artinya, sebelum memilih penyedia layanan, perusahaan perlu memastikan jenis layanan yang tersedia memang sesuai dengan volume dan karakter pengirimannya.

Membuat Proses Pengiriman Lebih Terencana

Pengiriman yang terencana dapat membantu perusahaan mengurangi risiko keterlambatan dan biaya yang tidak diperlukan.

Perencanaan dapat dimulai dengan menentukan jadwal, memperkirakan volume barang, menyiapkan dokumen, memastikan kemasan sesuai, serta memilih metode transportasi berdasarkan kebutuhan.

Untuk pengiriman rutin, perusahaan juga dapat membuat standar operasional internal sehingga proses pemesanan dan koordinasi dapat dilakukan secara lebih konsisten.

Kesimpulan

Pengiriman merupakan bagian penting dari rantai operasional bisnis. Karena itu, pemilihan layanan logistik sebaiknya tidak hanya berdasarkan harga, tetapi juga mempertimbangkan jangkauan, jenis transportasi, tracking, dokumentasi, komunikasi, dan kemampuan menangani volume barang.

Dengan perencanaan yang baik dan pemilihan layanan yang sesuai, perusahaan dapat membuat proses distribusi lebih terstruktur serta memudahkan pemantauan barang sejak keberangkatan hingga diterima.